Solutions pour les boulangeries

Cette version introduit la distinction entre les produits normaux et les produit très rapidement périssables comme les articles de boulangerie qui, pour la plupart, sont périmés à la fin de la journée. Pour ces derniers, le logiciel CASTOR en liaison avec une caisse CASIO® est une solution permettant d’assister d’une façon efficace à la réalisation des commandes quotidiennes, sur base de données historiques de ventes enregistrées de façon simple et rapide.

La gestion des produits périssables

Dans une boulangerie, la plupart des produits vendus sont périssables : ils sont fabriqués le matin pour être vendus dans la journée. A quelques exceptions près, les articles non vendus à la fin de la journée sont jetés.

La gestion du stock est donc relativement simple : chaque jour la quantité en stock d’un article est égale à la quantité restante en magasin. Cette quantité est en général égale à zéro puisque les articles non vendus sont normalement jetés.

La gestion des commandes ou, ce qui revient au même, de la quantité à fabriquer pour le lendemain, représente par contre un défi quotidien pour le boulanger.

Chaque jour, pour chaque article, celui-ci doit se poser les questions suivantes :

- Combien de commandes « exceptionnelles » ont-elles été enregistrées pour le lendemain ?

- Combien de pièces vont-elles se vendre en plus des commandes exceptionnelles (ce qu’on appelle la « demande naturelle » de l’article) ?

Les commandes exceptionnelles doivent être transférées du magasin au lieu ou se prépare la commande lendemain et être encodées ou recopiées avant d’être utilisables.

D’autre part la prévision de la demande naturelle d’un article ne peut se faire que sur base d’un historique des ventes. Pour être utilisable, cet historique doit :

- faire la distinction entre les ventes naturelles et exceptionnelles de l’article, parce que seule la partie naturelle de la demande peut être extrapolée et donc prévue.

- enregistrer le nombre de pièces jetées et éventuellement retournées au fabriquant, parce que cette information permet de savoir si la demande naturelle a été atteinte et donc si il est utile d’essayer de proposer davantage de pièces à la vente.

On voit donc que le problème de la gestion des commandes d’une boulangerie n’est pas simple, surtout si on considère le temps nécessaire pour encoder toutes les informations nécessaires à la prévision de la demande.

La solution CASTOR-CASIO®

Le logiciel CASTOR en liaison avec une caisse CASIOCASTOR adéquate et correctement programmée permet de minimaliser le travail d’encodage, de préparer au quotidien les commandes pour le lendemain et d’analyser l’historique des ventes de la boulangerie. Voici comment.

Typiquement la caisse utilisée sera la dernière née de la gamme CASIO®, à la savoir la QT-6000® « touch screen ». Cette caisse sera équipée de clés Dallas pour identifier chaque vendeur.

L’astuce consiste à ajouter 4 vendeurs particuliers aux vendeurs réels du magasin. CASTOR interprétera les articles pointés par ces vendeurs particuliers de façon spécifique.

Le premier vendeur particulier est appelé « Jeté ». CASTOR interprétera les ventes de ce vendeur comme étant non pas des articles vendus, mais des articles jetés.

De même on définira un vendeur « Retour » pour pointer les articles retournés au fabricant ou à l’atelier, et un vendeur « Reste » pour pointer les articles restants à la fin de la journée.

Enfin une quatrième clé « Commandes » permet de pointer les articles en commande exceptionnelle pour le lendemain.

De cette façon le travail s’organise de la façon suivante :

- Les vendeurs pointent les articles normalement vendus avec leur clé personnelle
- Pendant ou à la fin de la journée, les articles jetés sont pointés avec la clé « Jeté », les articles retournés au fabricant sont pointés avec la clé « Retour », et les commandes pour le lendemain sont pointées avec la clé « Commandes »
- Enfin, à la fin de la journée les articles restants qui peuvent être conservés jusqu’au lendemain sont pointés avec la clé « Reste »

- Après la fermeture du magasin, le logiciel CASTOR rapatrie les données de la caisse par liaison directe, par modem ou à travers Internet.
- Après analyse des données reçues, CASTOR :
- Enregistre pour le jour courant et pour chacun des articles les quantités vendues, jetées, et retournées.
- Calcule et enregistre pour le jour courant les ventes naturelles et détecte les erreurs d’encodages ou les vols
- Enregistre pour le lendemain les quantités présentes dans le magasin et les quantités en commande exceptionnelle.

- Ensuite, le module de commande est utilisé pour calculer la commande du lendemain. Celle-ci est revue et corrigée par l’utilisateur, qui dispose à l’écran des informations historiques nécessaires (par exemple les ventes de la semaine passée, ou les ventes du même jour de la même semaine l’année passée).
- La commande est ensuite imprimée et envoyée au fabricant ou à l’atelier
- Finalement, la nouvelle commande est centralisée, c’est-à-dire que le logiciel enregistre dans l’historique du produit pour la date du lendemain les quantités commandées et la prévision des ventes naturelles

Encodage facilité des articles

La version BOULANGERIE du logiciel CASTOR fonctionne en mode "exportation", c’est à dire que le client utilise CASTOR pour encoder tous les articles (avec et sans code barre) à introduire dans la caisse, avec les départements et les groupes correspondants, avec les liens vidanges, et exporter ensuite ces informations dans la caisse pour la programmer.

La possibilité d’encoder les articles dans CASTOR offre de nombreux avantages :

- il est plus facile d’encoder les données (prix, nom des articles) dans un logiciel que directement sur la caisse
- les modifications de prix, les nouveaux articles peuvent être encodés tranquillement sur le PC, sans interrompre l’utilisation de la caisse
- dès que le nombre d’articles devient important, les fonctions de filtre et d’analyse de CASTOR deviennent des outils essentiels pour organiser et vérifier les données introduites dans la caisse

La solution ainsi proposée est très simple du point de vue pratique.

La formation des vendeurs est réduite au minimum, et l’encodage des données se fait dans le magasin même, en utilisant la caisse sur laquelle ce travail se fait rapidement.

Toutes les informations encodées sont transférées dans l’historique des ventes du logiciel CASTOR, et peuvent alors être utilisées pour prévoir les ventes future

Autres fonctionnalités

La version BOULANGERIE du logiciel CASTOR offre les fonctionnalités générales décrites par ailleurs sur ce site, notamment :

- importation depuis la caisse des informations sur les ventes réalisées
- analyse des ventes
- gestion du stock avec aide à la réalisation des commandes
- gestion des achats et des inventaires
- rapports et analyses du stock et de l’évolution de son contenu